Suka tidak suka, rapat adalah hal penting dalam setiap organisasi. Sebuah rapat yang efektif mampu menjadi sarana berkumpul, menyampaikan informasi, pendapat, dan mendiskusikan hal-hal penting yang terjadi dalam organisasi. Namun harus diakui rapat kantor bisa jadi sangat membosankan. Setelah berjam-jam berdiskusi tentang rencana tahunan, kebijakan-kebijakan, dan berbagai hal dalam agenda rapat, wajar jika para peserta rapat menjadi bosan, mengantuk, serta tidak fokus. Pada akhirnya, rapat dibubarkan tanpa hasil-hasil yang solutif.
Sebelum rapat, persiapkan segala materi serta poin-poin yang hendak dibahas dengan jelas agar jalannya rapat tidak melantur ke mana-mana. Salah satu cara untuk menghindari rutinitas rapat yang itu-itu saja adalah memulainya dengan menyenangkan. Coba beberapa ide beda di bawah ini untuk memulai rapat kantor tidak membosankan.
Mulai dengan Tawa
Temukan objek lelucon dan jadikan bahan banyolan—tapi jangan pikir ini berarti Anda harus menjadikan orang-orang tertentu di kantor sebagai bahan lawakan. Tawa bisa dimulai dari hal-hal kecil seperti melontarkan tebak-tebakan lucu, menonton video singkat yang kocak untuk mengangkat mood (tingkah kucing atau iklan-iklan kreatif), bahkan menggunakan boneka semacam Unyil atau Susan untuk membantu Anda menjelaskan poin-poin penting.Oke, mungkin memakai boneka itu berlebihan… namun intinya adalah Anda harus membuat orang-orang rileks dan mengangkat mood. Tawa menjadikan suasana lebih santai serta meredakan ketegangan sebelum rapat dimulai.
Sediakan Mainan Kecil untuk Peserta Rapat
Apa persamaan para eksekutif perusahaan dengan anak-anak? Ternyata mereka sama-sama suka jika diberi mainan-mainan kecil! Michael Begeman selaku manajer 3M Meeting Network, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penyelenggaraan rapat kantor yang lebih efektif, menyatakan bahwa menyediakan mainan-mainan kecil di ruang rapat bisa sangat berguna untuk jalannya rapat. Sediakan stress ball, Slinkies, atau mainan-mainan lain yang menyenangkan untuk diulik.Mainan adalah penghilang stres yang baik, serta dapat berfungsi untuk memancing kreativitas tidak hanya pada anak-anak, namun juga orang dewasa. Begeman juga menemukan bahwa ketika seseorang memiliki sesuatu untuk dimainkan dan tubuh tidak hanya duduk pasif, mereka akan menjadi lebih kreatif.
Undang Pembicara atau Tamu Spesial
Bukan CEO atau big boss di kantor Anda, namun seseorang dari luar perusahaan yang ahli dalam hal yang hendak dibahas dalam rapat. Pembicara atau tamu spesial ini bisa menjadi fasilitator diskusi sebelum Anda mengambil alih jalannya rapat. Obrolan singkat seputar pengalaman pembicara dalam menghadapi yang isu-isu relevan di perusahaan Anda dapat menjadi pembuka yang inspiratif bagi rapat Anda.Buat Permainan Seru
Rapat kantor identik dengan duduk selama berjam-jam dan membicarakan hal-hal yang sangat serius. Sesekali, Anda bisa mengubah stereotip tersebut dengan mengadakan permainan berhadiah sebelum rapat dimulai. Tidak perlu berhadiah mahal, cukup barang-barang yang bisa dipakai di kantor atau pernak-pernik konyol yang mengundang tawa.Salah satu permainan yang bisa dicoba adalah memeragakan kata-kata, istilah, atau kalimat yang berkaitan dengan materi rapat. Mereka yang bisa menjawab dengan benar dapat mengumpulkan poin dan menjadi pemenang permainan. Berkreasilah menciptakan permainan lainnya untuk dilakukan sebelum rapat.
Rapat kantor tidak harus identik dengan serius, membosankan, dan bikin ngantuk. Anda bisa mencoba ide-ide diatas untuk memulai rapat kantor yang tidak membosankan dan mengajak seluruh anggota untuk terlibat dalam rapat.
Ada ide lain untuk rapat kantor tidak membosankan? Jangan ragu share di comment box, siapa tahu ide Anda dapat menginspirasi rapat kantor yang lebih produktif dan menyenangkan.
